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成都指南针学校谈公文组卷的方法
来源:管理员 |时间:2018-11-02 11:37:04

  公文组卷即对分类后的各属类按照其共同特点和主要联系,将其组合成一个个案卷的活动。

  组卷的依据是公文结构中概括出来的作者、问题、时间、名称、通讯者、地区等诸要素,它们体现了公文在这些方面特有的联系及形成规律。成都指南针学校行政专业的李老师告诉我们组卷的常用方法有:

  1.按作者特征立卷,即将同一作者制发的公文组合成案卷。作者指制发公文的机关、部门及其领导人。特别强调“同一作者”,本机关的发文、直接领导机关、某一个下级机关的来文,都可以采用作者特征立卷。按此特征组卷,有利于反映同一公关作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系,有利于依据公文来源确定其重要程度和保存价值。

  2.按问题特征组卷,即将反映同一事件、案件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起组卷。按问题特征组卷,将同一主题的一系列关系密切的公文组合成一个整体,正好反映了“同一问题”发生、发展以及解决的全过程,既能保持公文之间的有机联系,又能符合利用者按问题(主题)检索公文的习惯,使它成为一种主要的常用的立卷方法。

  3.按时间特征立卷,即按照某一问题下公文产生的时间顺序将公文编立成案卷。时间特征,即指公文形成的时间(同一年度、同一时期、月份、日期)。按时间特征组卷,可以反映出一个机关(部门)在不同时期的工作特点和发展状况,有利于保持同一时间公文的联系,可以使利用者从“纵”的(历史)联系中去把握、认识事物的发生、发展、影响等,为那些需要依据时间特征检索公文的人们提供方便。

  4.按名称特征组卷,是将名称相同或性质、作用相同、相近的公文集中组卷。公文名称即文种,它反映了公文的性质、效能和价值,因此,按公文的名称特征组卷,可适当区分公文的重要程度和保存价值,它反映了公文的性质、效能和价值,因此,按公文的名称特征立卷,可适当区分公文的重要程度和保存价值,还可以把名称相近、保存价值相近的公文合并立卷,但要注意名称相同,而其性质不同的一名多用情况。按名称特征组卷,可以满足人们从文种角度利用公文的需要。

  5.按地区特征组卷,就是将公文内容所涉及同一地区或作者所在同一地区的公文集中立卷。此处所言的“地区”,是指我国的省级、地(市)级、县级、乡(镇)级等各级行政区域,这种方法多用于上级机关对下属机关的来文、调查统计材料和某些专门公文的立卷工作中。运用地区特征组卷,便于反映该地区的工作情况或有关该地区问题的处理,方便人们按地区特征检索公文。

  6.按通讯者特征立卷,就是将本机关与某一机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来往文书集中立卷。通讯者特征,是两个机关之间针对同一问题的问复性质的往来文书,一般与名称特征的统称“往来文书”同时使用。通讯者特征是作者特征的一种特殊表现形式。适合于按通讯者特征检索公文的情况。

  以上六种方法可以单独使用,但更多的情况是两种或两种以上的方法结合使用,由于卷内公文的联系和人们检索公文的习惯,常用的结合运用有作者—问题—名称、年代—问题—名称或地区—问题—名称等形式。结合几个特征组卷,卷内公文就具有几个方面的共同点和联系,结合特征越多,公文的联系的紧密性专指性就越大,成分越单一,特点就越明显。因此,在立卷时应该认真分析公文特点,发现公文的联系,尽量结合多种方法立卷。


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